没掌握技巧,再好的工具也没用

没掌握生产力技巧,再好的生产力工具也没用

Maura Thomas 是一位国际获奖演说家、培训师,专长是个人和企业生产力、注意力和效率。

在用纸张来做计划的年代,我需要特别记住待办事项和承诺的事情。换到电子设备困难,但极具颠覆性,适应了之后,我才意识到软件和各种新奇的小设备,能给生产力带来多么大的提升。

不过事实上,这不仅是因为工具,更是因为我应用到工具上的工作流管理流程(workflow management process)——或者说方法论。这一点非常重要,这也是当人们尝试新的生产力工具、当公司为员工引进了新工具时,经常会忽略的。

工作流管理流程聚焦大方向,同时提供一个组织和管理细节的结构。

所以,当人们问我选哪种软件来提高个人或公司的生产效率时,我会问:“这个软件如何融入到现有的工作流中?” 通常呢,我们很快发现了真正的问题所在:根本没有工作流管理。

我们用体育运动为例来解释这个问题。你听说过“球拍课”吗? “球杆课”呢? 或者“球棍课”? 都没有吧?!但我肯定你听说过“网球课”、“高尔夫课”和“曲棍球课”这样的。在这里,学习使用工具只是个副产品,真正的目的是学习这项运动。我不打高尔夫,但我知道怎么挥杆:我应该握住手柄一端,挥动扁平的一端,然而这不能说明我是个优秀的高尔夫选手。继续来类比,如果杰森·戴伊或达斯汀·约翰逊被强迫要求下一个赛季随便用二手商店买来的旧球杆,他们肯定不会发挥出 PGA 专业水平。技巧跟合适的工具一起,才是必不可少的。

编注:杰森·戴伊或达斯汀·约翰逊,这 2 位都是美国高尔夫球星; PGA 是指美国高尔夫 PGA 锦标赛。

类似的,生产力也是需要技巧和工具的结合,不管是对组织还是个人。不论公司为员工投入什么软件、App 和设备,这些工具不会让员工更具生产力,除非员工掌握了坚实的方法论来使用它们。

然而,多数公司部署了软件,就指望能提高效率并最终提高生产力。但只附带了技术培训,比如各种菜单的说明,通过点击鼠标来完成某种任务。这样的培训只能帮助员工熟练使用软件,并没有真正的提高生产力。最后,新软件经常被束之高阁,或者即便用了也不解决问题。

对个人来说也是一样。人们去搜索最新最棒的 App 或炫目的新软件,希望它们能成为银弹,来应付时间管理的挑战。我的客户告诉我,他们安装了软件,鼓捣了一两天,就再也没打开过。我知道这不是因为工具不好,只是因为他们没有工作流方法论的框架,买球杆不能让他们成为高尔夫选手。

比较好的做法是,在使用工具之前先关注方法论,有了方法论,对工具的需求就清晰了。

如果个人或组织整体上有了很好的工作流方法论,一般是不需要新软件的。不管怎样,获得预期效果的过程可以用现有工具解决问题,或者指明了新软件的需求。为了给自己或公司提升生产力而考虑购买/更换新的软件,首先你要问这几个问题:

  • 软件要解决的问题到底是什么?
  • 目前在做的是什么?比如个人生产力问题,问一下“现在的工作负荷是怎么管理的?” 如果你觉得需要个项目管理工具,问一下“项目参与人员现在如何跟踪与项目相关的任务,项目负责人如何设定时间表、如何跟踪项目进展?”
  • 倘若没有明显的工作流管理流程,软件也不会帮你弄出一个来,这是第一个要解决的问题。倘若有,问一下“这个新工具如何支持现有的流程?”
  • 如果你是个领导,你的手下在你感觉有困难的领域出类拔萃,那就研究一下他们的流程,问他们需要什么样的工具。

毫无疑问,技术可以提高知识型员工的生产力。但当为自己或公司在高科技工具方面投资时,记住,光靠花哨的球杆不能把人变成专业选手。

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