公司搬家 如何在搬迁过程中保企业安全

如果你曾经参与过公司搬家,或者看过杜拉拉升职记的电影。相信你能够体会到公司越大、搬家越具挑战性。相反,如果能够组织好公司的搬家工作,说不定也可以获得升职的机会。本文提出了一些如何组织好公司的建议和技巧。

尽早规划搬迁工作,创建一个“搬迁团队”

在16年中,DataSery Solutions公司共进行了五次搬迁,这也让该公司的首席信息官David Berndt成为了保护企业搬迁的专家。“现在,我们已经建立了良好的程序,”他表示。在最近一次搬迁(即今年2月)中,没有任何东西丢失或者被损坏。 “我们于周五2点半关闭公司,然后在星期一就完全开始正常工作,这对我们的客户以及服务水平没有造成任何损失。”

在确保公司最重要的数据和其他资产顺利地搬迁到新地方颇费周折,从David的经验中学习到的方法就是:建立一个跨部门的搬迁团队,提前几个月分解不需要的文件,并且在搬迁过程中,必须完全监视搬迁人员的一举一动。

以下是确保企业搬迁安全顺利进行的一些技巧。

尽早规划搬迁工作

在规划搬迁工作时,只有时间是你的朋友,美国亚特兰大市水域管理部门安全经理Alan Nutes表示。有了良好的开端,你可以对需要高度安全的特定资产(空白支票、钥匙等)进行保护。你也可以创建记录管理程序来管理所有重要数据(物理数据和数字数据),并规划一个完整的备份策略,包括保存离线副本。“不幸的是,安全总是作为规划最后的考虑因素,”他表示,“安全团队必须在规划阶段就让管理层明白安全的重要性。”

创建一个“搬迁团队”

在DataServ公司搬迁的两个月前,Berndt组建了一个项目搬迁团队,由来自公司的七个业务部门的人员组成。该团队每周举行一次会议,然后形成针对具体任务的小组,使用项目管理软件来(以大家都可见的形式)跟踪进展情况。除了搬迁团队外,还应该考虑公司其他人员能够及时了解搬迁计划的最新情况,豪华厨房电器设计制造公司Dacor的首席信息官Hugo Valldejuli表示。Dacor公司在过去三十年中进行了三次公司搬迁,“我们会在公司会议上向大家汇报每周的最新情况,让大家知道发生了什么事情”他表示。

尽量减少需要搬迁的东西

需要搬迁的东西越少,你需要追踪的内容也就越少,所以这是个清楚不必要文件的最佳时机,但是这也需要进行管理。对于DataServ的搬迁公司,他在搬迁的六周前就对扔掉废弃物进行了宣传。员工被告知整理出不必要的文件,并且每周搬迁团队发放50加仑的塑料桶来收集这些文件以进行安全的处理。Berndt在清理过程中密切联系部门管理人员以确保正确进行。最好让安全团队来负责处理不必要的文件。

有些企业还乘机毁灭硬盘,以及处理其他过时的电脑和办公设备。搬迁的东西越少,出问题的可能性也越小,并且能够更好地在新地方整理。

仔细挑选搬迁人员

在选择搬迁公司时,最好先对搬迁公司进行背景调查。选择办事效率高和安全性好的搬家公司。

密封箱

有些人认为胶带封箱子是很简单的事情,其实不然。你使用的胶带可以看出在搬迁过程中是否被打开过,因此最好选择证据封箱胶带而不是传统封箱胶带。如果使用传统胶带,让封箱人员在胶带上写上自己的名字,这样也可以看出是否被打开过。为了方便查找,应该对每个箱子进行编号。

全程监督

不管你多么信任搬家公司,你都应该建立一个监督小组来时时刻刻监督搬家公司的活动,小组成员应该进行培训来学习各种可疑行为。

全程监督的另一个原因就是防止物理损害,Berndt表示,“你不可能过了一个星期后,告诉他们‘这个桌子被弄坏了’。

建立监管链

建立监管链来确保不会丢失任何东西,你可以按照清单来检查所有东西。

只要箱子和文件柜被密封了,就应该放置在安全的位置,最好安排一个安全工作人员来看管,并且该安全人员应该对搬到安全位置的每个箱子进行等级,并且清楚哪些人可以进入安全区域。

避免陌生人威胁

搬迁工作是非常混乱的,门都是敞开的,搬迁人员在走道走来走去,因此需要采取预防措施以确保小偷不会乘虚而入。“并不排除竞争对手让他们的员工混入搬家公司来窃取资料,”Nutes表示。

Dacor公司的Valldejuli表示他对员工进行了这方面的培训,当他们遇到任何不认识的人或者不像是搬家公司的人时就向其询问身份信息。“大门敞开,箱子搬来搬去,”他表示,“在搬迁前,我们就丢失了三台笔记本,在这个被认为是非常安全的大楼。”

确保运输途中的安全

在出发之前,应该与搬家公司商量路线,如果路程太远,还要考虑在什么地方停下来。另一个办法就是在搬运车的门上贴上密封胶带,你就能知道是否被打开过。

不要到处宣传你的搬迁计划

虽然有些公司会认为企业搬迁是促进公共关系的好机会,但是最好在搬迁后再宣传,而不是搬迁前,特别是对于有知识产权的公司。

不要选择高峰期搬迁

夏天是搬家公司最繁忙的时候,因此最好选择另外的时间来避开高峰期。据研究显示,搬家公司最冷淡的时期是第一季度。

另外还应该选择一天中的非高峰时间,DataServ公司的Berndt表示,他们大约2点30左右搬出,5点左右搬入新地方,这样就避开了上班高峰时间。

 

来源:网络转载

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