9种需要立刻克服的坏习惯

如果你想提高工作效率,那么你可以试着列一个清单,写上不能做哪些事。这样往往比列一个工作清单更有效。原因很简单:你不能做的事决定了你可以做的事。

本文中详尽列举9个管理层人员和办公室人员需要尽力避免的习惯。我们应当像关注紧急工作清单一样,每次关注其中的一个或两个。

1. 不要接听不明来电

空闲的时候你应该多去联系他人,但是工作时一定不能被不明来电打扰,这样这样只会打断你的工作,同时,你们的交谈效果也不理想。你不妨试试使用 grandcentral(接收语音信息的服务)或simulscribe(将语音信息接受为邮件的服务),让不明来电进入语音系统。

2. 不要把发邮件安排为早上第一件事(或晚上最后一件事)

在早上发邮件会影响你做更重要的事甚至搅乱你一天的计划,而如果选择将发邮件当作晚上的最后一件事,那么你很能忘掉这件事。你可以选择在完成至少一件十分重要的工作之后,大概上午10点左右的时候发邮件。

3. 不要接受没有具体时间安排或明确截止日期的会议邀请

如果某个会议的宗旨明确,日程安排紧凑,那么这个会议时长不会超过30分钟。 在接受某个会议的邀请前,请对方提供明确的信息,以方便你“做充分的准备以及充分的利用时间”

4. 不要与人闲谈

有人打给你的时候,不要说“最近怎么样啊?” 你可以尝试多使用“什么事?”、“我在忙,有事吗?”或“如果有事,请直奔主题。”

5. 不要不断查收邮件——只在固定时间批量查收

我想我已经将这个观点阐述得很清楚了。远离这个象毒品一样使人沉迷的网络工具,将注意力集中在你最需要做的事上,而非不停回复他人信息。你可以考虑设置自动答复,每天查收两到三次即可。伯乐在线这篇文章《白领和电脑工作者使用电脑的几个省时高效习惯 》中也分享如何合理接收电子邮件的经验。

6. 不要在高付出低收益的客户身上浪费过多的沟通时间

没有什么方法能确保你成功,但是试图去取悦每一个人,这绝对是通往失败的道路。对你的客户做一个80/20的分析——哪些是你投入20%的精力便能获得 80%以上利润的客户,而哪些却是耗费了80%以上的精力却只能获益20%的?

然后转变对那些低获益率客户的策略,将他们放入自动服务列表中。发一封邮件通知他们新的规则:提供服务的电话号码,邮件的回复时间,最小的定单量等等。如果他们无法接受你的新规则,那么那么向他们推荐其他人。如果你是自由职业者,你更应该注意这一点,详情请参见伯乐在线的《自由职业者,4种方式从老客户那拿到新项目》。

7. 不要盲目做事——按“轻重缓急”原则安排事情

如果你不懂得按“轻重缓急”原则安排事情,那么每件事看起来都十分重要而迫切。但若是你每天尝试着找出一件优先级最高的事,你会发现几乎再没有任何一件事显得重要或迫切。很多时候,我们只需要做一些小事(例如回复一个久久未复的电话并为之道歉,付一笔拖欠的小额费用,拒绝再接待一个不可理喻的客户等等)便能使一些重要的问题迎刃而解。解决工作量大的有效方式或许不是努力让自己做更多,而是找出并完成那些一旦完成便能从根本上扭转你的工作局面的事。

8.不要全天侯随身携带手机

每周至少给自己一天不携带任何电子产品的放松时间。在那一天,你可以关机,或者直接把他们放在车里或车库里,我每周至少周六的时候会这样做。另外,我建议你在外出用餐时把手机留在家里。你可能会担心如果你在一个小时后或第二天早上才回复一个未接来电会不会有不好的影响?这个问题在后文中将得到解答。

一位读者朋友曾回电话给他一位同事,这个同事工作时间长并且对这位读者朋友的要求一样严格,他说:“我不是美国总统,没有人会在晚上8点的时候需要我工作,你也没有权利支配我,并且,发生什么大事了?”虽然他的同事已经有些恼怒,但是答案很明显,没有。

9.不要指望用工作来填补你的非工作时的空挡时间

工作并是不生活的全部,你的朋友也不应仅仅限于你的同事。我们应该像规划重要的商业会议一样认真地规划自己的生活。永远不要告诉自己“我在周末前就可以完成任务”,想想帕金森定律强迫自己在有限的工作时间里完成工作任务,这样会提高你的工作效率。注意,首先完成最重要的。发邮件这样的小事是没有理由占据你本就很紧张的时间的。

编者注:帕金森定律是时间管理中的一个概念,帕金森定律表明:只要还有时间,工作就会不断扩展,直到用完所有的时间。

编者后话

我们应该关注怎样做好工作,但只有在我们明确知道该干什么的时候,我们才能静下来认真做事。如果你觉得困难,那么你可以试着关注不能做什么。 虽然方法不同,但殊途同归。如果你还有其他方法,不妨在评论和微博中和大家分享。

 

Via:fourhourworkweek  编译:伯乐在线 敏捷翻译 – 谭斯予

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