我们公司办公室没有人

来源:INSIDE

我们公司办公室没有人

作者简介:权自强,热爱生命,喜欢旅游和交朋友,抱着一颗赤子之心,勇敢探索未知的事物,沉浸在助人的快乐之中。期望做个公益旅行家,可以一边做义工、一边环游世界!曾任 TOPS(台北海外和平服务团)驻柬志工,也是台湾国际志工协会发起人,曾经多次前往柬埔寨、印度垂死之家担任海外志工,目前身份是赞点子数位行销有限公司执行长,网路行销讲师。

大约两年半前,我成立了自己的公司,聘请了第一位员工,当时想的是,自己当老板,终于可以摆脱朝九晚五的生活,做自己想做的事,不用再帮别人赚钱,也不用再被僵化的公司体制绑住。没想到,当我们公司第一位员工上任时,问我的第一个问题就是:「请问我何时可以拿到电脑?我要在哪里办公?」

好笑的是,当时我真的压根没想到办公室这件事,天真的我,只想把客户交代的工作做完就好,完全没想到应该要如何去照顾一个员工。为了回应员工的需求,我赶紧向朋友公司租借了一个办公座位,并且买了一台新电脑给那位同事使用。没想到,这件事比我想的还复杂,后续一些问题开始陆续浮现。

因为我经常要出去和客户开会,不会整天一直待在办公室,所以很多时候那位同事是一个人在公司。过了几天,租借办公室给我的那位朋友很热心的私下和我说,我们公司那位唯一的同仁每天都很晚才进公司,上班时间都在上网聊天、打混摸鱼,中午出去吃饭很久才回来,一到下班时间就立刻准时走人之类的状况,要我要多留意她的工作状况。

这时候,我才发现一件很麻烦的事,如果你弄了一间办公室给员工上班,就一定得要有人在那里盯着他们,否则,你就会开始担心他们在办公室里会不会偷懒?是不是浪费了你的办公室座位和水电费?为了监督他们,你必需也像从前一样准时上班,整天死守在办公室里,而且三不五时就偷看一下员工的电脑萤幕是不是在上网聊天?我想绑住员工的结果,就是最后把自己也给绑住了!那我在自己的公司上班,和在别人的公司上班又有不同?差别只是在赚的钱多钱少而已。

经过一番深思熟虑之后,我终于找到了问题的症结点,其实根本不在有没有办公室座位,也不在于有没有人盯着员工工作,关键点是在于我根本请错了人。如果我请来上班的人都是很负责,很有自我管理能力的人,我根本就不用把他们关在办公室里,只要他们可以把事情做完做好,在哪里上班有什么关系?

于是,我开始建立一个全新的工作模式──干脆每个员工都不用进办公室上班好了。

办公室佈置的再华丽,也不见得有你家里来的舒适,所以我让每个人都可以自由选择在家、在咖啡厅或任何你想待的地方办公。我不想做那种表面上号称是责任制,但实际上却要你每天在办公室加班到深夜的老板,我想成立一间真正彻头彻尾的责任制公司,只要员工把自己的事情做完做好,你什么时候做的,花了多少时间做完,我觉得并没有那么重要。

有些人喜欢睡到自然醒,半夜工作到很晚,刚好我们负责的网路社群经营工作,很多时候需要晚上发文和网友互动;有些人喜欢一面听音乐一面工作,有些人喜欢一面看电视一面工作;还有些人喜欢趁平时各个风景区人少时出去玩,等周六日人多时再来工作,工作时专心工作,玩乐时尽情玩乐,可以错开拥挤的游玩人潮,这不是一件很美好的事吗?反正我想看的就是最后执行的成果。只要成绩有出来,客户觉得满意就好了。

员工在家工作上班还有什么其他优点呢?

第一、我省下了办公室的租金、水电费、装潢费、网路费、电话费,反正每位同事有需要的话,我就配发一台电脑,如果有需要用电话讲公务,或是坐小黄去拜访客户,电话费和交通费就实报实销即可。(怎么审核员工开支?当然是信任机制啊)

第二、员工不用塞车到公司上班,每天至少可以省下1-2 小时的交通时间和费用,把那个时间拿来工作或睡觉岂不是更好?

第三、因为员工不用进办公室上班,所以我在聘用员工时,多了地点的弹性,不一定非得要请住在台北的员工。例如,我们公司最远曾经有住在上海的同事,现在也还有一位员工在深圳,另外还有两个员工分别在高雄屏东,一个在台中,其他几个人在台北。

第四、因为员工不一定都住在台北,所以我更方便去照顾全省不同地点的客户。可以省下不少的交通成本,也增加了客户的信赖度。目前,我们公司几十个不同客户的确也是分佈在全省各地。

第五、挑选员工时,我不但有地点的弹性,对于他们的身份,我也有更大的空间。成立一个虚拟团队,我不一定要太去在意这个人的背景学历等等,只要他有能力有责任感,我可以尽量做到用人唯才。举例来说,我们公司现在的网管工程师和美术设计师,我都是通过网路和好友推荐,已经在我们公司工作了一两年,我连她们长什么样都没见过,甚至没听过她们的声音。说不定她们根本是印度人或外星人也有可能?

第六、因为员工不用上下班打卡,所以我不用去计较那个人有没有迟到早退的问题。或许也因此不好计算加班费,但我会改用每个人的工作量和执行成果,来决定是不是应该给他额外的奖金。

第七、员工如果动作快,工作有效率,自然可以缩短工时,每天他就有更多时间休息和玩乐。所以根本不用担心员工会偷懒,因为偷懒的结果,只会影响他自己享乐的时间而已。以前在大公司上班的经验,有些同事一天八小时工作时间裡,可能有一半时间都在上网闲晃或 MSN 聊天,反正时间到了就下班,上班时约打混摸鱼越有赚到的感觉。但如果是自己在家上班,我根本完全不用担心这件事,大家自己会尽量提高工作效率,偷懒又没好处,只是浪费自己时间而已。

当然,员工在家工作也不是完全没缺点,因为每个同事互相见到面的机会很少,大家共属于一个团体的归属感没那么强烈。所以三不五时,我总会约大家一起出来吃饭、员工旅游或训练之类的,尽量多培养一点感情,但员工分佈在各地,想全员到齐并不是件容易的事。不过好在现在有 FB 社团、Skype 聊天室之类的网路社交工具,大家在虚拟的世界里,还是有机会可以沟通互动的。

还有一个缺点,就是因为办公室几乎没人上班(我们公司的办公室其实是一个教室,方便我工作坊上课使用,平时我也只有客户来拜访或是上课时才会在那里),所以我平时都会把办公室电话转接到我手机,有时新客户打电话来洽询时,刚好我在上课转到语音信箱,不免会觉得有点怪怪的。最近,我开始把电话转给一位比较常坐在电脑前的同事,请她帮忙接电话,这种情况就改善许多了。

或许有些朋友看到这里,会觉得我们公司这种工作型态很不可思议。这样同事全都不见面的方式公司真的有办法运作吗?难道我们的客户都不会介意吗?办公室都没有员工,客户不会觉得不可靠吗?事实上,我们这间云端公司已经如此运作两年多了~

当然,在客户一开始得知我们员工都在全省各地自己家上班时,有些人会无法置信,但当他们慢慢的也习惯使用 skype 和我们同事开会沟通,用一些好用的云端工具来交换文件资料,加上我们专业服务的成绩真的还不错时,他们会发现,是不是一定要见到那个 PM 的脸,似乎也就不那么重要了。反而因为是在线上开会,每次都少了很多寒喧客套,可以直接切入重点,往往大幅减少开会的时间,要把会议内容记录整理下来,也比从前方便多了。

最后,我想强调一点,可别以为我们公司这些在家上班的员工全都是约聘人员,我是为了节省成本才这样做的,事实上,我们公司现在每个月有领劳健保的正职员工有 8 个人,我该付给大家的薪水并不会因为他们在家上班就给比较少,甚至很多时候因为工作量的增加,成绩表现亮眼,我会另外再给予他们奖金鼓励,每年该给的年假和福利也是不会少的。

或许,这种在家工作上班的模式,不见得适用于每间公司。但有时我觉得只是老闆心态的转变而已,与其把员工的人绑在公司,心却不在公司,还不如给员工更大的自由。我们请员工来公司,是希望他们帮公司做事,而不是请他们回来管理的,只要给他们愈大的信任,他们就会有愈好的表现。

当然,前提还是在…你必需要先找到真正负责任、有能力的好员工。

至于如何考核员工的绩效表现?如何透过云端工具来开会沟通?那就是另一个故事了。

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