效率低的日子怎么办?

英文原文:asianefficiency,翻译:JianShu – @cmm要给力_

每个人都会有效率低的时候,即使是 Efficient Asian™ 也不能保证他们的时间可以 100% 的利用。

有些时候我们会感觉日子过得不对,例如:你的网络瘫痪了,于是就没有了工作的动力,或者是你发现自己每天都在各种事情上面忙碌,但回顾自己的任务列表的时候却发现任务并没有完成。有时候你会发现自己在同一件事情上花了很多的时间,但它就是完成不了。

事出必有因,下面我们就来分析一些它们,同时找出克服它们的办法。

简单总结、图表

  • 出现效率低的日子总是有一大堆的原因
  • 如果这些日子没有掌控好的话,它们有可能会变成一段更长的时间
  • 短期内克服效率低的日子需要一些小技巧
  • 长期来看,造成效率低的原因必须找到根源才能最终解决问题

这里有个图(暂未翻译)

效率低的日子怎么办?

为什么会出现低效的时候?

在健身领域内有一个很流行的说法就是:在你所做的运动中有20%是无用的。为什么?大部分的健身教练都会这么跟你说:如果你的饮食无节制,或者没有充足的睡眠,或者是你的健身意愿下降了,你的训练就不会达到应有的效果。

换在工作和效率的领域,我们认为20%这个数值有点高(它意味着你将是每五个工作日将有一天是完全无效的)。我们稍微把这个数字降低到 3-5%,大概就是在一个月里面会出现 1-2 天是没有效率的,剩余的时间都是高效的或者是达到平均水平的。

下面解释一下几个概念:

  • 高效的:所有的事情都完成了。你设置了一系列高价值的任务,并且一个接一个地落实并完成了。然后你再接再厉。
  • 平均水平:大概就是你早上的时候定了6个任务,一天下来完成了三四个。
  • 低效的:早上的时候定了任务列表并开始执行,但是你中途分心了,或者是有人打扰了你。在你发现之前,你已经忙了一整天并且快要下班了,但你的任务列表一点都没有变。

在这里,有一个重要的概念就是:如果你的一天开始得很糟糕,你可以通过下面将会谈及的技巧和策略去修正它。这些技巧可能会帮助你把低效的一天转变成平常的、甚至高效的一天。

 

低效的九个原因

造成低效的原因有很多,下面列举其中重要的几个:

  1. 糟糕的能量管理。如果你不能很好地管理自己的生理、心理健康,那你肯定不能有一个很好的效率。糟糕的能量管理只会让你整天处于半睡半醒的状态,而这种状态通常都是低效的。
  2. 负荷过重。大多数人都会由于过多的任务或者太多电子邮件(或者两者兼有)而造成负荷过重。如果你发现你被过多的事情弄得没有时间的话,那你就要注意:你正向着一个低效区域前进,除非你做出一些改善的措施。
  3. 健康问题。这个问题一般都会的伴随着糟糕的能量管理。如果你没有合理用餐、保持运动和正常作息,你就很难达到一个高效的状态。如果你认为自己可以忽略健康问题同时持续工作,那你就会让你的健康程度不断下降。有的人会由于过多的工作而虚脱、病倒(特别是现在这种流感季节)。
  4. 经常无法发挥自身优势。有的人不知道自身的优势在哪里或者他们所做的工作并不能发挥自己的长处,于是他们的经常都会处于低效状态。即使他们完成工作了,也会耗费他们很多精力。一个明显的例子就是:创新性的人才经常会发现自己被行政工作困扰一整天。
  5. 持续地被打断。如果你处于一个持续被电话、邮件、同事及信息打扰的工作环境中,你将无法达到高效状态。
  6. 一心多用。这一点不用说明了吧?
  7. 找不到工作流。有的人不明白如何利用工作流以发挥他们的优势,我们在「英雄模式」这个文章里面有探讨过。
  8. 意志,自我约束和毅力被耗尽。所有的这些都需要你通过休息来重装上阵。休假 是帮助我们恢复效率的最好手段。
  9. 缺乏控制。有时候,事情总会在我们的控制之外发生:天气变化、网络中断、家庭紧急状况。尽管我们可以尝试去阻止这些事情发生,但有时候天意难料。

通过以上的分析我们可以看到各种低效发生的原因。不过办法总比问题多,我们可以通过长期手段和短期手段来解决这些问题。下面我们简单来看一下。

 

低效的时间段

我们在上面的内容里面已经探讨过低效的一天,但不幸的是这些时间常常会演变成更长的时间段:一周、一个月、甚至几个月。下面我们来分析一下不同的时间段以及为什么它们会延长:

  • 天。正如上文所说,每个月总有那么几天是低效的,这是很正常的。但一周里面可以有 3-4 天是高效的,然后有 1-2 天是处于平均水平的。
  • 周。低效的一周通常都是这样发生的:1. 生病了(或者是因为糟糕的能量管理);2. 你被一个长期项目过分消耗,导致长期低效。
  • 月。这种情况非常糟糕,但是确实会发生,这通常都是因为遇到十分难缠的项目或工作,或者是个人生活中的一些耗费大量时间的杂事(即时你不是在关注那件事件,你的注意力也会被分散)。
  • 年。这种情况我只在一些长期病人或者是一些用绳命在玩网游(魔兽世界)的学生上见过。还有一种情况就是,当一个人遇到职业生涯的瓶颈时,由于他们陷得太深而导致无法了解现状、无法看到出路,这种情况就会造成长期低效。

如何去克服低效的日子

下面我们一起来探讨,如何去打败低效魔鬼。

短期的小技巧

这里有一些短期的小技巧可以帮助大家改善低效开始的一天(或是帮助度过糟糕的一天)。

  1. 明天会更好很明显,有些事情确实晚点做或者明天再做会更好。同时,睡眠可以很好地帮助清空我们在在大脑中的各种想法、情绪以及其他心理影响。为了更好地完成任务,我们可在今天设置一下明天的输出,尽量在第二天早上之前清空我们的大脑中的事情。
  2. 克服延迟克服延迟这种办法可在短期内有效地帮助我们提高效率。我们推荐现在最流行的两种方法分别是番茄工作法Solar Flaring。另外,还有一个方法对一部分人很有作用:利用人的欠款心理。你需要把一大笔钱($500或$1000)交给你一个十分信任的朋友,而这钱只能在你真正完成任务的时候才能取回来。
  3. 利用一些事物标记自己的高效状态大部分人都会有一些特别的东西可以尽快进入高效状态。我们发现,这些通常是像咖啡、绿茶一类的东西。当我真正投入到一项任务的时候,我只会喝英式早餐茶,所以这东西可以当作是我进入高效工作流时的一个特别的点。另外,音乐也可以成为类似的东西。更多的请阅读这篇文章
  4. 益智药物声明:我们并不是专业的药师,我们建议您在服用任何药物前请咨询你的医生。我们知道有不少的人会把一些药物当作益智药来服用,以图帮助他们完成各种艰苦的工作,而这些药物对他们真的有效。当然,在服用任何药物前,我们强烈建议您先好好咨询医生,以免影响您的身体健康。在 Asian Efficiency 里,我们曾经用一些人体必需的元素进行过小测试,例如维生素B(对我十分有用)以及各种人参制品(对Thanh十分有用)。再次地,我们建议您在服用任何药物前请咨询你的医生。
  5. 换种任务如果你发现自己在同一类任务中工作、挣扎了很久,请尝试换另外一种工作。例如,如果你在做一种创造性的工作,但无法去产出新的词或者图像,请尝试去做一些简单的行政工作如回复电话、检查电子邮件或者做一下跑腿,这样都会对你有帮助。
  6. 休息片刻我们在很多地方都谈过这个方法,但我们必须再次强调:休息一小段时间是最好的保持集中力的其中一个方法。即使只是走到室外、呼吸一下新鲜空气或来回走动十来分钟,这些都会让你的集中力得到重新恢复。
  7. 小憩片刻这个跟上面所说的休息片刻差不多,但是影响会稍微大一点。你需要保持睡眠时间比较短(20-45分钟),确保不要进入深度睡眠。
  8. 换个环境拿起你的笔记本电脑,走到公园、咖啡厅、另个一个房间或者大楼内的其它地方去工作吧,这样也是一种不错的方法让你的集中力重新集中。有时候只是稍微换个位置就可以让你的大脑重新恢复到高效的状态中了。

长期的、系统的解决方案

现在,你已经了解了很多快速的方法让你摆脱低效状态、重新集中精神了,下面我们一起来看看一些长期的让你的生活真正摆脱低效的解决方案吧。

  1. 能量管理身体才是革命的本钱,健康永远是放在第一位的。健康的身体是高效的源泉。如果你忽略了自己的身体健康和家族幸好,你迟早会为此付出代价的。保持一个良好的身体状况,需要良好的睡眠(我们有一款叫「Better Sleep」的产品可以帮助您)、适当的运动以及了解一些营养学上的知识用以选择更好更适合自己的食物。
  2. 邮件管理在今天的工作环境中,最不幸的一部分是被大量的邮件造成我们工作压力太大。我们的这篇文章简单系统地说明了这个问题,下面列举一些简单的规则:

  1. 任务管理大量的电子邮件,必然就会伴随着大量的任务。最简单的就是尝试使用一些更好的方法论去做任务管理(这里有一篇文章有简单介绍),或者是使用一些更好的「工业级」的软件去辅助自己(例如OmniFocus)。如果你发现应用了一些任务管理方法之后工作压力还是十分大,这可能是一个迹象:你过多地尝试去掌握你的生活中的各个不同的领域,你需要重新考虑对你来说什么事情更重要。
  2. 控制被打断的次数如果你正在一个私人办公室里面工作,你可以订下一些关于你什么时候可以被打扰、什么时候不能被打扰的规则。戴上你的耳机吧,你会神奇地发现人们会让你独处。在你工作的时候,把你的电话放一边去(或者至少是保持静音状态并且远离视线范围)。同时,把电子邮件的提醒给关掉。利用一些程序(像 Self Control)去阻止你在工作时访问你不应该访问的网站吧。
  3. 找到你的工作流学习如何达到自己的工作流(你的最高效状态)吧。这是一种在适当的时间里面做适当的事情的方法(请阅读「英雄模式」)。同时,这也是一种关于建立可以让你保持高效的、有行动力的「高效工作环境」的方法。
  4. 长假放松请确保你有足够的私人时间,你除了工作之外,还需要每天休息。每周的话,至少要有一天休息时间。同时,在那天里面你必须确保精力集中在除工作以外的活动上(即使你只是打算检查一下邮件或者加班一两个小时)。
  5. 发挥自身所长基于你自身的长处,找一份可实现你的最高价值的工作吧。阅读一下这篇文章吧。

下一步该怎么做

  1. 找出自己低效的原因:缺乏能量、缺乏注意力、任务过多……
  2. 深层次地找出自己效率的根本原因。
  3. 开始利用短期的解决办法帮助自己改善低效的一天。
  4. 实施长期的解决方案,同时关注自己达到平均水平和高效水平的时间是否在增长。
收藏 评论

相关文章

可能感兴趣的话题



直接登录
跳到底部
返回顶部