如何管理一个远程团队

过去的几个月里耗尽了大量的精力一直在争论远程工作的是非曲直。不幸的是,关于建立远程工作,让你的团队更加成功,没有太多的经验共享出来。

在我们发出对content marketer招聘信息后,我收到好多关于远程工作的疑问,以及我们团队如何管理运作的?所以我想我应该在此解释一下。

现在,如果你想去争论关于远程工作和本地工作那个是更好的,请忽略这篇文章。但是,如果你想得到一些关于如何建立一个远程团队,使得更好地开展工作等的建议,那请关注这篇文章,这就是为你而写的。

我们的经历

从第一天起,(2011年10月)Zapier就一直是一只分布式的团队。尽管Bryan、Mike和我主在同一个城市里,我们每个人的时间安排不同,并且一步步把Zapier建立在我们的工作和学习之外。每当我们有空闲时间的时候都用在Zapier,但是这些时间并非自动的出现在我们能够在一起工作的时候段里,因此不可避免的,我们成为了一个远程团队。

在2012年6月我们被Y Combinator接收,并且搬进了California的Mountain View的一间公共公寓。接下来的三个月,是我们的公司历史中唯一一个所有员工都在同一个城市中的时间段。

2012年8月,Mike搬回了Missouri因为他的女朋友从司法学校毕业;并且在2012年的10月,我们开始雇佣员工。由于我们曾经就是个分布式的团队,因此它使得继续实行这个方案变为可能,因为我们需要雇佣那些我们认为出色的人,但是这些人并不与我们住在同一个地方。

  • 2012年10月,Micah在芝加哥
  • 2013年1月,James在哥伦比亚
  • 2013年3月,Cooksey在哥伦比亚
  • 2013年7月,你在美国的任意地方

在过去的21个月中,我们已经学到了一些关于构建和管理一支远程团的东西。当然还有在这方面比我们更有经验的人。我不大确定它的规模会有多大,像GitHub、Automattic和Citrix这样的公司,以及其他一些公司,已经证明这是可行的。但是如果你是一个小团队,并且想要涉足远程工作,把它看做速成教程吧。

要是你随便找个事件,随便找一堆分散在全球各地的人,并希翼他们能做出什么惊天动地的东西,少年,洗洗睡吧。

我们发现,在远程工作——只是工作中,有三个要素:团队,工具,和进度

团队

团队是现今最重要的一个元素。并非所有人都能够在远程环境下工作。也不是所有人都能够管理一个远程工作环境(不过我觉得,只需要一点点时间,任何经理人都能够明白如何使其工作)。因此,组建一个有能力在远程环境下执行的团队至关重要。下面是如何雇佣到一个最好的远程工作者的建议:

1、雇佣踏实肯干的人

即使身处撒哈拉沙漠Timbuktu,这样的人也会把手头的工作做好。这样的员工你不用天天催着他们如何如何完成工作,你要做的是掌握公司发展方向,监督核心业务的执行情况就行了。一句话,有这样的员工是老板的幸福。

2、雇佣你信任的人

如果你不信任在远程办公的员工,那么这种工作模式就很难真正实行起来。如果你发现你始终在担心远程办公的员工是否在偷懒等类似的问题,就说明你的考虑重心已经偏离你的业务了。记住,这个时候信任是关键。

3、信任你的员工

另一方面,你必须对员工表现出你的信任。作为一个管理者,你要学会让员工对公司的发展有所期望,而不是仅仅一屁股坐在椅子上。这个很关键的就是对员工展现出你对他们的信任。

4、雇佣文笔好的员工

在本地办公的模式下,很多信息是人与人之间的直接交流,但是在远程办公的情况下,很多信息只能靠写下来,但对于一个团队来说,交流又是非常主要的,所以,好的文笔对远程办公的模式来说是非常有用的。

5、雇佣那些不依赖职场社交的员工

对一个远程办公的团队来说,建立一些社交联系也是非常重要的,但一般来说,远程办公这种模式比本地办公在社交联系上有先天的劣势,因此远程办公的员工必须能适应这一情况。一个优秀的远程办公员工可以做在这种环境下很高兴的工作。

工具

好的工具对远程办公来说非常重要,它可以帮我们有效的组织团队,统一思想。

在本地办公的模式下,你可以通过全体会议的形式来管理员工。但对于远程团队,我们不可能盯在每一个员工的身后,我们就需要一些工具来实现这些目的。下面是我们发现的一些有用的工具:

1、Campfire

Campfire是一个虚拟办公室软件,登录进了Campfire就可以开始开始工作,其带有的群体聊天功能也会增进员工之间的关系。

根据你团队的规模,来使用Campfire的房间功能。如果团队人数多到一定程度,可能就会产生很多无用的信息,影响交流,这个时候我们可以根据实际情况建立独立的房间,例如:“”water cooler”,”工程部”,“市场部”等,这一切完全取决于你,我们就此打住。

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2. Sqwiggle

Sqwiggle是一个持续视频聊天室,但是不用像Skype和谷歌Hangouts那样视频直播的形式,而是每8秒传输一个张图片的形式实现。让所有人看到你工作地场景这非常不错。如果你想和某个人私聊,你只要点击一下按钮,你会马上可以实时视频直播。

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3. 邮件

大家都很讨厌E-mail,但是对一个远程团队邮件作用不可估量,因为,无论如何你的日常工作都离不开邮件。

我们建了一个邮件列表,让你能在需要时很方便给整个团队发邮件。这很方便让整个都加入到问题讨论,而且他可以记录所有的信息,在你需要时候可以作为指导。一个大公司高效利用邮件的例子是Stripe。虽然他们没有远程团队,但是他们的做法可以很方便的在远程团队中实施。

4. Trello

如何管理一个远程团队

Trello在我们的团队中扮演了默认路标的角色。每次我们有一项工作要做时,我们都把它加入到Trello 的to-do列表。在大多数情况下,我会发现你卡片上要记录密密麻麻的如许多的工作。我们避免Trello卡片内容超多的一个使用技巧是,我们每形成一个卡片,都要记录详细的描述,包括特性是什么?为什么比较重要以及将来预期的结果是什么样的。

这个工组对远程团队来说非常重要,由于公司中每一个人都会找事做,他们会Trello的面板上挑出认为是对公司/产品最紧要的任务。

5. GitHub

Issues 和 pull 请求的使用相当宽松。类比 GitHub 如何使用 GitHub 来创建 GitHub,我们使用 GitHub 创建 Zapier。妙处在于,pull 请求和 issues 中的所有讨论都会存档,以供日后需要时查阅。

6. iDoneThis

iDoneThis 取代了我们的每日立会。在雇人之初,我们尝试使用 Hangouts 进行每日立会,但之后因为负担和团队分心问题而被取消了。iDoneThis 替换了这个。

使用iDoneThis你把每天所作记录下来,第二天早上iDoneThis会发送团队中每个人做所的工作简报。这样这个团队可以评论和讨论有关团队工作的细节。所以,我们用iDoneThis取代了每天把不同时区不同的人聚集起来进行一个15分中例谈。

iDoneThis个人使用也是非常不错,它可以帮助我们养成良好的习惯。他们也有很多的插件 great set of addons ,协同这些插件可以工作的更完美。

7. Chrome Profiles

我们当中许多人会有多个profile,使“工作环境”与个人浏览区分开。Chrome Proflile可以让你有两套书签、扩展、最近登录过的账号、google账号,甚至是搜索引擎关键字,让你工作在熟悉的环境里,同时用同一台机器上的同一款浏览器里工作和处理个人事务。

8. LastPass Enterprise

我们需要登录到上百种在线服务,如果能让每个进入公司的人都能任意使用这些服务,而不必关闭即时消息或等待邮件回复,那该多好。用LastPass,团队里的任何成员都可能登录到我们要用的任务服务,无需知道登录凭证。

9. Draft

在任何公司上班,你都得写很多东西。在Zapier,也是要的。不管是一篇博文、一封重要的邮件、网站存档,还是产品文档,我们都得花费精力在写这件事上。Draft很像GitHub,除了可以写作。Draft让你快速生成版本,然后异步的收到同事的反馈。

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10. Google Docs

Google Docs是伟大的。我们要共享分析关键指标的电子表格。我们要共享包含团队信息和其他以后会用到的有用信息的电子表格。我们要共享用于交流和记录的文档。任何可能需要用上几次的东西都得文档化,而Google Docs是个很易用的分享环境,让这成为可能。

11. Hello Sign

无论何时,你总会需要同你的雇员签署一些东西。通过使用 Hello Sign,你可以省去很多打印文件,签署,扫描到你的电脑中,将其分享给下一个需要签署的人,不断的重复的麻烦。它将保护你的头脑免受伤害。

12. Google Talk

我们使用的最后一个重要的工具就是 Google Talk。它对于快速问答及其完美,团队成员可以立即回答。

流程

组建一强大的远程团队的第三个要素是流程。我知道大部分人不喜欢碰流程,流程这东西感觉上很枯燥又死板。但如果你将流程想成“我们怎样工作”,就会开始觉得它很牛。

好的流程可让你搞定任务,不需要全部人员到场。它能为完成任务提供基础跟方向。

尽管如此,流程并不意味着是死板、一成不变、无用的。在一个小公司里流程更多的是为了提供一个反馈循环,让你能够管理公司跟人员的进展。

下面是几项我们用来运作Zapier流程。或者像我喜欢说的那样:我们怎样工作。

1. 每个人都在支援

客户是我们的生命线。我们每日努力工作,即使在解决客户们的问题,帮助使他们的工作更加简单。当每个人都进行客户支援时,每个人都能够听到来自客户的声音。

同时,创造产品的人也将对产品的支援负责。如果客户因为一个 bug 生气,引起该 bug 的人将负责去了解它并解决它。

这里有更多我们如何进行客户支援的事宜.

2. 提交的惯例

因为每个人都在做运维,所以我们做了开发安排,让每个开发者花三周时间开发功能,接下来一周做维护。开发功能的三周给开发者足够的时间提交一定的代码。在三周后理论上你就能发布你那块功能。

这引进的副作用是,每个周五都有人提交重要的特性,这很振奋人心,在公司里掀起不断进步的习惯。

在这了解更多关于Zapier如何提交功能.

3. 每周聚头

每周五中午12点(太平洋时间)我们都会在google hangout聚头,总结一周大事。每个团队成员复述自己这周在做什么东西,会遇到什么问题(如果这一周还没碰到)。然后有成果的人会展示一下他们的新玩意。

4. 每周学习

前面说的聚头之后,我们会休息10分钟,然后再回来听一个小演讲。每周派一个公司里的人讲一个自选话题10分钟左右。这个话题可以是与公司有关的(比如我就讲过我们内部的邮件工具是怎么动作的)或与科技有关的牛B东西(比如Cooksey最近讲的网赚web workers)。这些演讲都被录了下来,以便以后新员工翻看。此外,大部分演讲都会被写成博文发出来,为Zapier打知名度。Cooksey那个网赚演讲最后变成了这一篇Intro to Web Workers ,吸引了20000人来Zapier围观。

5. 每个月的一对多谈话

我做过的每一份工作,在我跟上级之间的反馈都是不够的。所以在Zapier,我建立了一个每月都进行的包括每个团队成员的反馈机制,大家在Skype或Google Hangout上谈三件问题:为了帮他做好他的工作我能做些什么?他能做些什么使他的工作有进步?为了使每个人都过得更轻松公司能做些什么?

这第一个问题让我学到了我可以怎样帮助自己的团队做得更好。第二个问题让我的团队成员更好的完成自己的工作。第三个问题使公司成为每个人的更好的去处。

我们特意限定每个问题都只谈一个点。只有一个点,可以让每个人在一个月的时间里都很容易做到。但随着时间流逝,一月一月的下来,一个大问题就能解决了。

每个月的议题的答案我们都会有Google Document记录下来,因而下一个议题我们可以参考上一个,并且检查我们做到了没。

复查议题部分对于揭示我们做为一个远程团队是怎样动作的这一点特别有用,因为它让我得到关于怎样使公司生活更愉快的大大小小事情的反馈。举个例子,我发现Cooksey跟James有时会在Columbia城里结对工作,然后得自己出停车费。现在我们正在建立信用卡,每个人都有可观的额度。这些小事情可以让我们向使大家过得更好的目标前进一大步。

6. 每天反馈的惯例

在前面讲开发工具的那块我提到过我们用iDoneThis来保证大家看到每个人每天完成了什么东西。这有助于在萌芽状态扼杀交流不畅,让大家都知道别人都在做些什么。

我们大部分人都会使iDoneThis自动操作,使这iDoneThis看起来更像是种习惯。举个例子,我会常常用iDones给Zapbot发留言。开发组的人会将他们的GitHub commit记录到iDoneThis里,其他人则会将他们的Evernote日志记录发到iDoneThis里。

7. 私下交流

私下交流对任何团队都是有益的。总会有些特别的东西是在成员们私下工作时才会发生。结果是我们在努力组织每年2到3次到好玩的聚会。

今年8月我们会在西雅图一个很大的 AirBnB 场地聚会,下面这张图片是那里的景色。

如何管理一个远程团队

除了这些整个团队的聚会,全年都会有小组聚会,用来协调新项目或新功能的开发。通常就是某个人打个飞的去找另一个人。

这很贵,因为它值得。这样最好的地方是,你会有更多的钱来支持此类行动,因为你不必为集中办工场地买单。

8. 能自动操作的东西都自动操作

Zapier的核心是自动化。我们采用自动化操作是基于两个原因。其一,这让我们将团队人数保持在小的状态,因为我们不需要人来做不停重复的东西,以及那些日常又枯燥的任务。其二,这让团队成员们能够将几乎全部时间都专注在高效的工作任务上,而不是将时间花在不太有用的东西上—-比如去找合适的发布命令。

9.随机抽检

我们最近在试验的是随机抽检。随机抽检通常指的是发一个快速的留言给团队里的随机一人,问他要某样东西的输入信息或查看他最近在干嘛。这个抽检的意义在于,它能帮每个人获知别人在干嘛,同时也可以在两人的特长交集中发现一些有趣的东西。这个我们试的还不久,但到目前为止效果都还挺好的。

向别人学习

这里许多东西都是从别人的基础上建起来的。不幸的是,很少人会写关于远程工作以及如何管理的话题。大部分文章只涉及到了一点点,提到些小意见,比如“用Google Hangouts呀”之类无关痛痒的东西。

了解远程工作最好的办法是去问那些在做远程工作的人。我从这些人身上学到了许多东西,Chargify的Lance Walley、Buffer的 Joel Gascoigne 、整个37Signals团队、GitHub的Zach Holman,以及其他许多创始人及远程工作者们。

如果你在找相关资料,下面这些很值得一看:

  1. Ryan Carson on managing 40 people remotely
  2. Ryan Carson Mixergy Course
  3. Almost any talk by Zach Holman on how GitHub works
  4. Wide Teams puts out a great weekly podcast about remote work
  5. Steve Smith on Optimizing for Happiness
  6. Adii Pienaar on trusting people
  7. Adii Pienaar on the challenge of remote working

同样,我对 37Signals book Remote 的快要出来的新版十分期待。

希望这篇文章能让你对一个团队怎样管理一个远程团队有一些深层了解。但不要将这当成宇宙真理。远程团队的一个好处是,远程工作看起来更像是种体验,所以其余一切看起来可以更具实验性。所以亲自试一下吧!最大的收获不会是你在博文里找到的东西,而是你自己发现的东西。

如果你在一个远程团队里工作或者在管理一个远程团队,我很乐意听到你为了让一切动作起来是怎么做的。就在评论框里不吝赐教。:)

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