如何向客户索要他们拖欠的付款

在你的自由职业生涯中,即使你曾成功地与最有赏识、最具责任感、最富同情心的客户打过交道,你还是肯定会遇到一位拖欠付款的客户。当这种事情发生时,如果处理不当,就有可能出现各种各样的问题。在本文中,我们将讨论几个在不破坏与客户之间的关系、或者不缩减自己收入的前提下,向客户索要他们所拖欠付款的方法。

预防措施

事情发生之前做好防范措施非常重要。也就是说,要确保与客户达成书面协议,明确列出拖欠付款的后果。不管是以合同、电子邮件还是在午餐会议的餐纸上签字的方式,你都应当将所有的步骤书面化,并要求客户签字。而且,你可以根据自己的意愿对这个书面协议进行细化。

  • 包含区分是否拖欠付款的天数。可以是你们商定的付款宽限期,或者也可以是工作完成的第二天。
  • 包含后果,例如,“若没有在规定的期限收到付款,会在原有报酬的基础上增加10%的拖欠费。”列出的后果一定是现实但又棘手的,从而确保客户会尽力避免拖欠付款的发生。
  • 对于极其严重的拖欠情况,要包含一些更激进的应对方法。例如,如果你的网页设计客户不在30天之内付款,那么在他们支付拖欠的付款之前,让他们的站点下线。

不管你的处境和形势如何,提前采取预防措施是非常关键的。这样所有的相关人员都会更开心,而且在困难的环境下,对所有流程有个清晰的了解也会让人放心。

经常进行清晰的书面沟通

一旦客户拖欠付款,立即与客户进行沟通是非常关键的,并且,应当将沟通过程书面化。打个电话没什么坏处,但是紧接着一定要通过电子邮件再书面重述一遍,从而避免产生混乱或误解,同时若有必要,可以查看之前纪录。

我相信那句古老的谚语:“用蜜比用醋能捉到更多的苍蝇”,所以我建议你要避免与客户进行任何情绪化的沟通,而是要强硬地、专业地并且不失温和地提醒客户拖 欠付款的后果是什么。一定要问一下,是否出了什么问题,或者什么特殊原因致使客户没能及时付款。这会让客户感觉,比起钱来你更在乎当前的情况,并且会帮助 你应对未来可能出现的问题。同时,你也更容易想到能缓解事件形势的方法。

完成初步沟通后,再次接触客户之前先等上几天(但不要超过一个星期)。通过收件箱和/或语音信箱不断地提醒客户是个好主意,但是不要太过分,以致加剧他们现有的紧张和挫败感。紧接着,要逐渐增加提醒次数,包含到期日、迄今为止已经逾期几天、双方达成协议的后果处理方案。根据你与客户的关系,你甚至可能想列 出,他们拖欠付款对你的财务状况及为别人服务的能力造成的负面影响。但我建议你只在一些特定的情况下这样做,所以,要辨别在什么时候及如何列出这些影响。

持续定期地提醒—至少一周一次,但或许可以更多,比如一周两到三次—直到你确信事实上付款可能遥遥无期了。通常,逾期30天是一个合理的界限,超过30 天,你需要坚定地考虑采取法律手段,连同之前你们达成协议的所有处理后果。然而,一开始就威胁客户说要与律师讨论是不明智的,这只会使情况恶化。

要坚定、要思路清晰,而且要勤奋。如果你能保持沉着冷静,并且能够对拖欠付款的客户保持尊重,那么从长远来看,你也会经常受益。

具体的要说和不要说的一些事情

一定要说:

  • 我比较担忧付款,因为到现在你已经拖欠(x)天了。按照我们之前商定的,由于拖欠付款,我们要执行以下几个方案……
  • 在付款方面有什么我能帮忙的吗?
  • 为了加快付款进程,把后果降低到最低程度,我们能做些什么?

一定不要说:

  • 要是知道你是这样一个赖账的人,一开始我就不该接你的项目。
  • 我打算一定要告诉每个人,我了解这次事情的情况,所以大家永远不会受骗与你合作。
  • 如果你在(日期)之前不付款,我会……
  • 把你告上法庭。
  • 让我的黑帮朋友好好教训你。
  • 在我所有的社交网站上说你坏话。
  • 在你付款之前一直骚扰你。

 

原文:FreelanceFolder 编译:伯乐在线 敏捷翻译 – 牛冬梅

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