从程序员到项目经理(27):怎样给领导汇报工作

如果有一天领导叫你汇报一下项目状况,你会怎样来回答呢?在项目汇报方面,我总结有三种类型的项目经理,看看你是属于哪一种:

第一种,报喜不报忧。这种项目经理就像和珅一样圆滑,传达给领导的永远是好消息:进展总是顺利的,团队一定是和谐的,客户必定是满意的,天下永远是太平的,仿佛天气永远是晴空万里,永远不会刮风下雨似的。领导听了往往也是眉开眼笑,点头赞许。

第二种恰好相反,总是显得忧心忡忡。也许是由于项目经理有很强的危机感,每次汇报必然是听上去大问题套着小问题,项目危机重重,好像天快塌下来了似的。这种项目经理就象纪晓岚一样实在,一开口就是民不聊生,百姓受苦,皇帝听了难免会愁眉不展,忧心不已。

还有一种就是一五一十陈述项目的现状,比如这个星期完成了什么模块,客户又要求增加什么功能,系统设计方面碰到了什么问题,某某员工结婚要请两周假等等。整个过程基本上不带一句点评,领导听得云里雾里,估计还得寻思半小时才能大概总结出个一二三。

看起来,报喜不报忧是一种理想的汇报模式。从让领导开心的角度和较短的时间周期内来说的确如此。但这毕竟不是客观的情况,带有蒙蔽的性质,时间长了,问题暴露之后,难免会让领导觉得你工作不扎实,甚至夸夸其谈,好大喜功。

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可以说,这三种项目经理都没有理解领导究竟在关心什么,到底想要得到什么样的信息。难道领导心真的如海底针一样难以琢磨吗?

领导之所以想要听汇报,无非是想看看项目干得怎么样。那怎样才算是干得好呢?其实只有两个字:受控。所以项目当前完成了多少功能,碰到了多少问题,领导并不会真的关心。只要情况在控制之中,有一些意外、偏差,有什么关系呢? 孙猴子不是很能翻筋斗吗?翻吧,反正也逃不出如来佛的手心,这就是一种受控。

可见,受控可以看做是项目健康的标志。项目平时有一些小小的异常没有关系,只要项目经理能牢牢把控全局,它就是一个健康的项目。这就好比我们平时受点皮外伤、得个普通的感冒,也没有什么关系,因为“病情”的发展是可以预见的,是受控的,因此我们仍然可以自豪的说,我们是健康的。但对于一个癌症患者来说,我也许初期看不出什么异常,但由于癌细胞不受控制的扩散,那就不能再被称之为健康了。

从这个角度来说,领导要求汇报,其实是在寻求信心。要给领导信心,最重要的就是展示受控。受此启发,下次你再汇报工作时,就可以这样来汇报了:

首先,简要陈述项目总体情况。例如总体的进度,成本使用情况,员工士气等等。对于好的地方一定要展示出来,要知道和珅的存在也是有其道理的。这实际是在暗示领导,你是个明白人,在你的治下,工作井井有条。

然后,汇报项目中的大事,以及你的对策。比如重要员工的离职,项目的里程碑,客户领导的检查等等,同时一定要记得说一下你准备怎样应对。这样做的内在含义是告诉领导,项目经理不但有大局观,而且对重要细节也跟得很紧,而且很有想法,虽然有一些问题,但不足为惧。

最后可以汇报下一步的工作计划,工作重点,需要支援等,从而让领导明白,你的思路很清晰。

总之,围绕一个核心目的:项目在控制之中,请领导放心。这样一通汇报下来,相信无论哪个领导也会点头赞许:嗯,这个项目经理不错,项目也干得不错!

当然,让领导放心,也要建立实事求是的基础上。如果项目本身一团糟,你把领导忽悠得再开心,也是没有意义的。

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